CRM-workflowautomatisering: wat je eerst automatiseert

Snel antwoord: CRM-workflowautomatisering verbindt CRM-gebeurtenissen met de volgende operationele actie: wijs een verantwoordelijke toe, maak een taak, werk een fase bij, stuur een herinnering, verrijk een record of markeer een uitzondering. De beste eerste workflow is meestal de workflow die vaak voorkomt, duidelijke regels kent en momenteel gemiste follow-ups of verouderde records creëert.

Bij geautomatiseerde CRM-workflows gaat het niet om het bouwen van een doolhof van regels. Ze gaan erom ervoor te zorgen dat de volgende actie plaatsvindt zonder afhankelijk te zijn van het geheugen.

Je CRM bevat al de objecten waarmee je team werkt: contacten, bedrijven, deals, taken, notities, verantwoordelijken en fasen. Workflowautomatisering koppelt wijzigingen in die objecten aan de acties die moeten volgen.

Als hij goed is ontworpen, is de CRM niet langer een record dat je team later bijwerkt. Het wordt het besturingssysteem voor verkoop- en klantenwerk.

Waarom geautomatiseerde CRM-workflows met het knelpunt moeten beginnen

De eerste workflow zou niet de meest indrukwekkende moeten zijn. Het moet degene zijn die het vaakst kapot gaat en de meeste aandacht verspilt.

Voor een klein team kan dat de toewijzing van de verantwoordelijke zijn na een nieuw onderzoek. Het kan gaan om het maken van vervolgtaken na een vergadering. Het kunnen verouderde dealherinneringen zijn als niemand een kans heeft aangeraakt.

Begin met het knelpunt, omdat dit je een zichtbare overwinning oplevert. Joje team ziet de gemiste overdracht verdwijnen. Ze vertrouwen op de workflow omdat deze een probleem oplost dat ze al voelen.

McKinsey meldt dat 92% van de bedrijven van plan is de AI-investeringen te verhogen, terwijl slechts 1% zegt dat ze volwassen zijn in de implementatie in het AI-rapport op de werkplek. De kloof is een herinnering: nuttige automatisering begint met praktische workflows, niet met gereedschapsenthousiasme.

Wat is CRM workflowautomatisering?

Dit proces activeert acties binnen of rond je CRM wanneer er iets verandert. Er komt een formulier binnen, een deal wordt verplaatst, een taak wordt voltooid, een vergadering eindigt of een record raakt verouderd.

De workflow voert vervolgens de volgende gedefinieerde actie uit. Het kan een verantwoordelijke toewijzen, een taak maken, een veld bijwerken, een herinnering sturen, een contactpersoon verrijken, een teamgenoot op de hoogte stellen of een record markeren voor beoordeling.

Dit is smaller dan AI workflowautomatisering. Die bredere categorie kan documenten, e-mail, planning, spraakagenten en cross-tool-bewerkingen omvatten.

CRM procesautomatisering richt zich op het betrouwbaar maken van je CRM objecten. Contacten, bedrijven, deals, notities, taken, fasen en verantwoordelijken moeten afgestemd blijven op wat je team vervolgens moet doen.

CRM-workflows die u eerst moet automatiseren

De sterkste eerste workflows zijn frequent, op regels gebaseerd en gekoppeld aan omzet of klantervaring. Ze moeten een taak verwijderen die iemand momenteel met de hand herhaalt.

Goede uitgangspunten zijn onder meer:

• Verantwoordelijkes toewijzen nadat een nieuw record is aangemaakt
• Het creëren van vervolgtaken na vergaderingen
• Fasevelden bijwerken na duidelijke activiteit
• Herinneringen voor verouderde deals verzenden
• Markeren van ontbrekende verplichte velden
• Serviceaanvragen routeren op type
• Het creëren van interne overdrachtstaken na afsluiting

Vermijd te beginnen met een workflow die te veel uitzonderingen kent. Als je team de regel niet duidelijk kan uitleggen, zal de automatisering moeilijk te vertrouwen zijn.

Als u voorbeelden nodig heeft buiten de CRM zelf, gebruik dan lead management workflow voorbeelden als gerelateerde gids. Houd deze CRM-workflow gericht op wat er moet gebeuren met CRM-records en -taken.

Wanneer eenvoudige CRM-regels voldoende zijn

Eenvoudige regels volstaan ​​als de input gestructureerd is en de uitkomst voorspelbaar. Als een formulier een servicetypeveld heeft en bij elk “consultatie”-verzoek dezelfde taak moet worden aangemaakt, heeft u AI niet nodig.

De basisregels van de CRM zijn ook handig voor deadlines, herinneringen, toewijzing van verantwoordelijken en verplichte veldcontroles. Ze zijn snel te bouwen en gemakkelijk uit te leggen.

De beslissing komt neer op de invoerkwaliteit:

Doe-het-zelf-gereedschappen kunnen prima zijn voor eenvoudige regels. Als de workflow meerdere tools omvat of beoordelingslogica nodig heeft, wordt AI workflowontwerp belangrijker dan de platformkeuze.

Wanneer AI thuishoort in een CRM-workflow

AI hoort thuis in de workflow wanneer je CRM tekst moet begrijpen en niet alleen op velden moet reageren. E-mails, notulen van vergaderingen, samenvattingen van gesprekken, intakeberichten en serviceverzoeken komen meestal aan met context verborgen in gewone taal.

AI kan die context classificeren, samenvatten, velden voorstellen, taken opstellen en uitzonderingen markeren. De workflow rond AI bepaalt wat automatisch wordt geschreven en wat moet worden beoordeeld.

Deloitte meldt dat 30% van de organisaties belangrijke processen rond AI opnieuw ontwerpt, terwijl 37% AI op een meer oppervlakkig niveau gebruikt in zijn zakelijke AI-rapport. Je CRM-workflow moet in de eerste groep vallen: procesherontwerp, geen nieuwigheid op oppervlakkig niveau.

Dat betekent niet dat elke workflow AI nodig heeft. Gebruik AI waar het tolkwerk vermindert. Gebruik regels waarvan het proces al duidelijk is.

Een praktische CRM-workflow van nieuwe activiteit naar volgende taak

Stel je voor dat een klant na een verkoopgesprek een gedetailleerde e-mail stuurt. De e-mail bevat een tijdlijn, budgetsignaal, voorkeursservice en een verzoek voor de volgende stap.

Zonder workflowautomatisering leest iemand de e-mail, werkt de CRM bij, maakt een taak aan en brengt misschien een andere teamgenoot op de hoogte. Als ze bezet zijn, wacht het CRM.

Met een geautomatiseerde CRM-workflow:

1. De e-mail wordt gekoppeld aan de CRM-contactpersoon.
2. AI extraheert de nuttige context.
3. De workflow werkt veilige velden bij.
4. Er wordt een volgende stap-taak gemaakt.
5. Een teamgenoot wordt op de hoogte gesteld als het verzoek moet worden overgedragen.
6. Conflicterende of onzekere gegevens worden gemarkeerd.

McKinsey ontdekte dat ongeveer 75% van de generatieve AI-gebruikswaarde geconcentreerd is in klantactiviteiten, marketing en verkoop, software-engineering en R&D in zijn generatieve AI-onderzoek. Geautomatiseerde CRM-workflows bevinden zich rechtstreeks in die klant- en verkoopactiviteitenzone.

Als u weet welke CRM-overdracht steeds mislukt, brengt u uw eerste CRM-workflow in kaart met Automiq AI voordat u regels rond een kapot proces maakt.

Hoe u geautomatiseerde CRM-workflows kunt evalueren voordat u gaat bouwen

Evalueer de workflow vóór de tool. Een goede workflow heeft een duidelijke trigger, duidelijke actie, duidelijke verantwoordelijke, duidelijk uitzonderingspad en duidelijke succesmaatstaf.

Stel deze vragen:

• Welke gebeurtenis start de workflow?
• Wat moet er nu gebeuren?
• Welk CRM-record verandert?
• Welke persoon is verantwoordelijke van het resultaat?
• Wat moet worden beoordeeld?
• Wat gebeurt er als er gegevens ontbreken?
• Hoe weet het team dat de workflow heeft gewerkt?

Dit voorkomt overbouw. Veel teams hebben geen gigantische automatiseringskaart nodig. Ze hebben één betrouwbare workflow nodig die terugkerende fouten voorkomt.

Zodra de eerste workflow werkt, kunt u deze verbinden met AI verkooppijplijnautomatisering of bredere AI-automatiseringsservices als de CRM onderdeel wordt van een groter besturingssysteem.

Veelgestelde vragen

Wat is CRM-procesautomatisering?

Het verbindt CRM-gebeurtenissen met de volgende operationele actie. Het kan verantwoordelijken toewijzen, taken maken, velden bijwerken, herinneringen activeren, uitzonderingen markeren en het werk van klanten in beweging houden.

Welke CRM-workflow moet ik eerst automatiseren?

Begin met de workflow die vaak voorkomt en zorgt voor gemiste vervolgacties als deze mislukt. Voor veel teams is dat het toewijzen van de verantwoordelijke, het maken van de volgende taak, het opvolgen van vergaderingen of herinneringen aan verouderde deals.

Waarin verschilt CRM-procesautomatisering van AI-workflowautomatisering?

AI-workflowautomatisering is een brede categorie die veel tools en processen kan omvatten. De procesautomatisering van CRM is smaller omdat deze zich richt op contacten, bedrijven, deals, taken, verantwoordelijken, notities en pijplijnregels binnen je CRM.

Heb ik AI nodig voor elke CRM-workflow?

Nee. Eenvoudige workflows kunnen volgens vaste regels verlopen. AI is handig wanneer de workflow e-mails, notities, transcripties, formulieren of andere rommelige invoer moet interpreteren.

Kunnen geautomatiseerde CRM-workflows werken zonder CRM’s te veranderen?

Ja, als je CRM integraties, workflowtools of API-toegang ondersteunt. De beste configuratie verbetert het systeem dat je team al gebruikt, in plaats van een migratie af te dwingen.

Verander je CRM in een besturingssysteem

Je CRM moet niet alleen opslaan wat er is gebeurd. Het moet triggeren wat er vervolgens moet gebeuren.

Geautomatiseerde CRM-workflows geven je team die structuur: toegewezen verantwoordelijken, taken gemaakt, records bijgewerkt, overdrachten zichtbaar en uitzonderingen gemarkeerd.

Als u wilt dat de eerste workflow correct wordt gebouwd voordat u de rest schaalt, zie de opties voor automatiseringspakketten voor u. Automiq AI kan de workflow ontwerpen, bouwen en testen in de CRM die u al gebruikt.